Sin Papel, Protección Completa
Reemplace formularios de papel con exoneraciones digitales fáciles de gestionar y siempre accesibles.
Crear Plantillas
Campos Personalizados
Captura de Firma Digital
Asignar Exoneraciones a Servicios
Crear Plantillas
Construya plantillas personalizadas que capturen exactamente la información necesaria.
Acceder al Constructor
Vaya a Configuración > Exoneraciones y haga clic en + Nueva Plantilla. El constructor de arrastrar y soltar permite crear formularios profesionales.
Agregar Bloques
Construya con bloques de contenido: párrafos legales, casillas de verificación y bloque de firma.
Múltiples Plantillas
Cree diferentes plantillas: exoneración general, consentimiento químico, declaración de alergias.
Consejo
Haga revisar el lenguaje por un abogado local. Tilavon provee plantillas iniciales que debe personalizar.
Campos Personalizados
Recopile información de salud y preferencias junto con la firma.
Alergias
Agregue campos para alergias comunes: látex, acetona, acrílicos, esmaltes, fragancias. Se guardan en el perfil del cliente.
Condiciones Médicas
Campos para diabetes, embarazo, anticoagulantes, condiciones de piel. Lógica condicional para preguntas de seguimiento.
Preferencias de Servicio
Además de salud, recopile preferencias de presión, forma de uñas, necesidades de comodidad.
Consentimiento de Fotos
Casilla separada para uso de fotos antes/después en redes sociales. Separada de la exoneración principal.
Captura de Firma Digital
Capture firmas legalmente válidas con un simple toque.
Cómo Firmar
Los clientes firman con el dedo en pantalla táctil o con ratón. La firma se captura como imagen vectorial con marca de tiempo e IP.
Validez Legal
Cumple con los requisitos ESIGN y UETA. Cada firma incluye marca de tiempo, identificador de dispositivo y verificación.
Firmas de Testigo y Tutor
Para clientes menores de 18 años, la exoneración requiere automáticamente la firma de un padre o tutor legal. También puede configurar exoneraciones que requieran la firma de un empleado como testigo para ciertos tipos de servicio.
Asignar Exoneraciones a Servicios
Requiera automáticamente la exoneración correcta para cada servicio — sin necesidad de seguimiento manual.
Vincular Exoneraciones a Servicios
En Configuración > Servicios, abra cualquier servicio y seleccione qué plantilla(s) de exoneración son obligatorias. Por ejemplo, vincule su formulario de consentimiento para tratamientos químicos a todos los servicios de coloración y peeling químico.
Cuándo se Activan las Exoneraciones
Cuando un cliente reserva o se registra para un servicio con exoneración obligatoria, el sistema verifica si ya la firmó. Si no, se le solicita completar la exoneración antes de que pueda comenzar su cita.
Frecuencia de Firma
Elija con qué frecuencia los clientes deben volver a firmar: una sola vez, una vez al año o en cada visita. Se recomienda la firma anual para exoneraciones relacionadas con la salud para capturar cualquier cambio en el estado médico del cliente.
Flujo de Exoneración para el Cliente
Los clientes pueden completar exoneraciones antes de llegar, al registrarse o desde su teléfono — lo que sea más conveniente.
Registro en Kiosco
Cuando un cliente se registra en su kiosco y tiene una exoneración obligatoria sin firmar, la exoneración se presenta en pantalla. Lee, completa los campos personalizados y firma directamente en la tableta. El proceso toma aproximadamente 60 segundos.
Email o SMS Antes de la Visita
Envíe exoneraciones con anticipación para que los clientes las completen antes de llegar. Cuando un cliente reserva una cita con exoneración obligatoria, el email de confirmación incluye un enlace para firmar digitalmente desde su teléfono o computadora.
App del Cliente
Los clientes que usan su app personalizada pueden ver y firmar exoneraciones pendientes desde su teléfono. Reciben una notificación push cuando una nueva exoneración requiere su firma. Las exoneraciones firmadas están accesibles en su app bajo 'Mis Documentos'.
Almacenamiento y Recuperación de Exoneraciones Firmadas
Cada exoneración firmada se almacena de forma segura y está disponible al instante cuando la necesite.
Dónde se Almacenan las Exoneraciones
Las exoneraciones firmadas se adjuntan al perfil del cliente en la pestaña 'Exoneraciones'. Cada exoneración muestra el nombre de la plantilla, la fecha de firma y un enlace para ver el documento completo con la firma capturada.
Encontrar una Exoneración
Busque exoneraciones por nombre del cliente, tipo de exoneración o fecha de firma. También puede acceder a las exoneraciones de un cliente directamente desde su perfil durante una cita si necesita consultar su información de alergias o estado de consentimiento.
Descarga e Impresión
Descargue cualquier exoneración firmada como PDF para sus registros o para compartir con proveedores de seguros. La exportación masiva está disponible para auditorías de cumplimiento — seleccione un rango de fechas y tipo de exoneración para generar un archivo zip con todos los documentos correspondientes.
Cumplimiento y Mantenimiento de Registros
Manténgase en cumplimiento con las regulaciones de la industria y proteja su negocio con la documentación adecuada.
Período de Retención
Configure cuánto tiempo se conservan las exoneraciones firmadas. El valor predeterminado es 7 años, lo que cumple o supera los requisitos de la mayoría de los estados para registros de salones. Las exoneraciones nunca se eliminan automáticamente — se archivan después del período de retención y aún se puede acceder a ellas si es necesario.
Registro de Auditoría
Cada interacción con una exoneración queda registrada: cuándo se envió, cuándo se abrió, cuándo se firmó y por quién. Este registro de auditoría proporciona evidencia de la recopilación adecuada de consentimiento si alguna vez surge una disputa.
Seguridad de Datos
La información de salud recopilada a través de exoneraciones está cifrada en reposo y en tránsito. El acceso a los datos de exoneración está limitado al personal autorizado según sus permisos de rol. Todo acceso a exoneraciones queda registrado para garantizar la responsabilidad.
Preguntas Frecuentes
¿Las firmas digitales son legalmente vinculantes?
Sí. Las firmas digitales capturadas a través de Tilavon cumplen con la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN) y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA), reconocidas en los 50 estados de EE.UU. Cada firma incluye marca de tiempo, dirección IP e información del dispositivo para verificación.
¿Puedo personalizar el formulario de exoneración?
Sí. El constructor de exoneraciones de arrastrar y soltar le permite crear formularios completamente personalizados. Agregue bloques de texto para lenguaje legal, campos de casillas de verificación para reconocimientos, menús desplegables para preguntas de salud, campos de texto libre para notas y bloques de firma. Puede crear plantillas ilimitadas para diferentes tipos de servicio.
¿Cómo firman las exoneraciones los clientes?
Los clientes pueden firmar de tres maneras: (1) En la tableta del kiosco durante el registro, (2) Desde su teléfono o computadora mediante un enlace enviado por email o SMS antes de su cita, o (3) A través de su app personalizada del cliente. Todos los métodos capturan una firma digital legalmente válida.
¿Dónde se almacenan las exoneraciones firmadas?
Las exoneraciones firmadas se almacenan de forma segura en la nube de Tilavon y se adjuntan al perfil del cliente. Están cifradas en reposo y en tránsito. Puede ver, descargar o imprimir cualquier exoneración en cualquier momento. Las exoneraciones se conservan durante 7 años por defecto, configurable en su configuración.
¿Puedo requerir exoneraciones para servicios específicos?
Sí. Vincule plantillas de exoneración a servicios específicos en Configuración > Servicios. Cuando un cliente reserva o se registra para un servicio vinculado, el sistema verifica automáticamente si tiene una firma válida y le solicita firmar si es necesario. Puede requerir la firma anual o en cada visita.
Adiós a los Formularios de Papel
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