Sepa a Dónde Va Cada Dólar
El seguimiento de gastos de Tilavon convierte los recibos dispersos y las notas mentales en datos organizados y reportables que le ayudan a tomar decisiones de negocio más inteligentes.
Registrar Gastos
Registre cualquier gasto del negocio en segundos desde el portal o su teléfono.
Categorías de Gastos
Organice el gasto en grupos significativos para reportes y preparación fiscal.
Gastos Recurrentes
Automatice el registro de cargos predecibles mensuales o semanales.
Carga de Fotos de Recibos
Adjunte imágenes de recibos a los registros de gastos para fines de auditoría e impuestos.
Registrar Gastos
Llevar un registro de cada gasto es la base para entender la rentabilidad de su salón. Tilavon lo hace rápido y sin complicaciones.
Abrir el Rastreador de Gastos
Vaya a Finanzas y luego Gastos en el portal del propietario. Haga clic en Agregar Gasto para abrir el formulario. También puede registrar gastos desde la vista móvil en su teléfono.
Completar los Detalles
Ingrese el monto, fecha y seleccione una categoría. Agregue una nota opcional para describir en qué fue el gasto. Mientras más detalle incluya, más fácil será revisarlo después.
Agregar un Proveedor
Seleccione o cree un nombre de proveedor como Sally Beauty, Amazon o el nombre de su arrendador. El seguimiento de proveedores le permite ver el gasto total por proveedor durante cualquier período.
Guardar el Gasto
Haga clic en Guardar para registrar el gasto. Aparece inmediatamente en su lista de gastos y se incluye en todos los reportes y el cálculo de ganancias y pérdidas.
Consejo
Registre los gastos el mismo día que realiza la compra. Esperar hasta fin de mes lleva a cargos olvidados y reportes inexactos.
Categorías de Gastos
Las categorías le ayudan a entender a dónde va su dinero. Tilavon viene con categorías estándar y puede agregar las suyas.
Renta
El pago mensual de arrendamiento o renta de su salón. Típicamente el gasto fijo más grande para un negocio físico.
Suministros
Productos para uñas, suministros de limpieza, artículos desechables y otros consumibles que su salón usa diariamente.
Servicios Públicos
Electricidad, agua, gas, internet y facturas de teléfono. Rastree cada servicio como un gasto separado o agrúpelos.
Seguros
Seguros de responsabilidad civil, seguros de propiedad y primas de compensación laboral.
Marketing
Costos de publicidad, promociones en redes sociales, materiales impresos y gasto en Google Ads.
Equipo
Estaciones de uñas, sillas de pedicura, lámparas UV y otros bienes duraderos. Rastree compras grandes por separado para fines de depreciación.
Categorías Personalizadas
Vaya a Configuración y luego Categorías de Gastos para agregar, renombrar u ocultar categorías. Las categorías personalizadas aparecen junto a las predeterminadas en el formulario de gastos y todos los reportes.
Gastos Recurrentes
Los gastos recurrentes como renta, suscripciones de software y primas de seguro ocurren en un horario regular. Deje que Tilavon los registre automáticamente.
Crear un Gasto Recurrente
Al agregar un gasto, active el interruptor de Recurrente. Ingrese la frecuencia (semanal, quincenal o mensual) y la fecha de inicio. Tilavon crea una nueva entrada de gasto automáticamente en cada ciclo.
Opciones de Frecuencia
Elija semanal para cargos como servicio de lavandería, quincenal para costos relacionados con la nómina, o mensual para renta y suscripciones. Cada gasto recurrente se ejecuta independientemente en su propio horario.
Editar o Cancelar
Cambie el monto o cancele un gasto recurrente en cualquier momento desde la pestaña de Gastos Recurrentes. Las entradas pasadas no se afectan; solo cambian las ocurrencias futuras.
Consejo
Configure los gastos recurrentes durante la incorporación para que su reporte de ganancias y pérdidas sea preciso desde el primer día. La mayoría de los salones tienen 5 a 10 cargos recurrentes.
Carga de Fotos de Recibos
Los recibos en papel se desvanecen y se pierden. Tilavon le permite capturarlos y almacenarlos digitalmente junto al gasto al que pertenecen.
Cargar un Recibo
Al crear o editar un gasto, haga clic en el botón Adjuntar Recibo. Tome una foto con la cámara de su teléfono o elija un archivo de imagen de su dispositivo. La imagen se almacena de forma segura en la nube.
Formatos Compatibles
Tilavon acepta archivos de recibo JPEG, PNG y PDF de hasta 10 MB. Para mejores resultados, asegúrese de que el recibo sea claramente legible en la foto antes de cargar.
Almacenamiento Seguro
Las imágenes de recibos se almacenan encriptadas junto al registro del gasto. Puede ver, descargar o eliminar un recibo en cualquier momento desde la página de detalle del gasto. Las imágenes se retienen mientras exista el registro del gasto.
Reportes y Resúmenes de Gastos
Convierta los datos brutos de gastos en información accionable con reportes integrados que muestran a dónde va su dinero.
Por Categoría
Vea el gasto total en cada categoría durante cualquier rango de fechas. Este reporte facilita detectar qué centros de costos están creciendo y dónde podría recortar. Un gráfico circular visualiza el desglose de un vistazo.
Por Período de Tiempo
Compare gastos mes a mes o semana a semana. La vista de tendencias muestra si sus costos totales están subiendo, bajando o estables. Use esto para planificar presupuestos y pronosticar flujo de caja.
Exportar a CSV o PDF
Descargue reportes de gastos en formato CSV para su contador o como PDF para sus registros. El CSV incluye todos los campos: fecha, monto, categoría, proveedor y notas.
Resumen de Ganancias y Pérdidas
Combinar sus datos de gastos con sus ingresos por ventas le da una imagen completa de la salud financiera de su salón.
Panel de Ganancias y Pérdidas
La página de Ganancias y Pérdidas muestra ingresos totales, gastos totales y ganancia neta para cualquier período. Los ingresos provienen de ventas de servicios, ventas de productos y renta de cabina cobrada. Los gastos provienen de las entradas que registra en el rastreador de gastos.
Tendencias Mensuales
Un gráfico de línea muestra la ganancia neta mes a mes para que pueda ver patrones estacionales y el impacto de cambios de precios o nuevas contrataciones. Pase el cursor sobre cualquier mes para ver el desglose de ingresos y gastos.
Consejo
Revise su reporte de ganancias y pérdidas al menos una vez al mes. Detectar costos en aumento temprano le da tiempo para ajustar antes de que afecten sus márgenes.
Sincronización con QuickBooks y Xero
Si usa QuickBooks Online o Xero, Tilavon puede sincronizar sus datos de gastos para que nunca tenga que ingresar la misma transacción dos veces.
QuickBooks Online
Conecte su cuenta de QuickBooks en Configuración y luego Integraciones. Una vez vinculado, los nuevos gastos registrados en Tilavon se crean automáticamente como transacciones de gastos en QuickBooks con la categoría y proveedor correspondientes.
Xero
La integración con Xero funciona de la misma manera. Autorice la conexión, mapee sus categorías de gastos de Tilavon a las cuentas de Xero, y los nuevos gastos fluyen automáticamente.
Frecuencia de Sincronización
Los gastos se sincronizan en tiempo casi real. Después de guardar un gasto en Tilavon, típicamente aparece en su software contable en unos minutos. También puede activar una sincronización manual desde la página de Integraciones.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo categorizo los gastos?
Tilavon viene con categorías predeterminadas como Renta, Suministros, Servicios Públicos, Seguros, Marketing y Equipo. Puede agregar categorías personalizadas o renombrar las existentes desde Configuración. Cada gasto se asigna a una categoría para que los reportes desglosen el gasto por tipo.
¿Puedo configurar gastos recurrentes?
Sí. Para costos predecibles como renta, suscripciones de software o primas de seguro, cree un gasto recurrente con el monto, frecuencia y fecha de inicio. Tilavon registra automáticamente el cargo en cada período para que nunca olvide registrarlo.
¿Tilavon sincroniza gastos con QuickBooks?
Tilavon se integra con QuickBooks Online y Xero. Cuando está habilitado, los gastos registrados en Tilavon se envían a su software contable como transacciones de gastos, manteniendo sus libros sincronizados sin doble entrada.
¿Cómo rastreo los costos de suministros?
Registre las compras de suministros como gastos bajo la categoría de Suministros. Puede desglosarlos por proveedor y adjuntar la foto del recibo. Para salones que cobran a los arrendatarios de cabina por suministros, estos costos también alimentan los cálculos de tarifas de suministros.
¿Puedo adjuntar recibos a los gastos?
Sí. Al registrar un gasto puede cargar una foto del recibo directamente desde la cámara de su teléfono o elegir un archivo de imagen. La imagen del recibo se almacena con el registro del gasto para fines de auditoría e impuestos.