Bài viết được dịch từ tiếng Anh. Đọc bản gốc tiếng Anh.
Muốn đổi phần mềm tiệm nail mà không mất khách, hãy xuất (export) mọi thứ ra khỏi phần mềm cũ trước khi hủy, kiểm tra các file, đưa vào phần mềm mới, rồi chạy song song cả hai trong một thời gian ngắn. Danh sách khách là phần dễ. Lịch hẹn sắp tới, số dư gift card, thẻ lưu trong hồ sơ khách (card on file) và số điện thoại của tiệm mới là chỗ tiệm hay bị mất đồ, vì đa số phần mềm không cho xuất những thứ này chỉ bằng một nút bấm.
Trước khi bắt đầu: phần mềm cũ cho bạn lấy những gì
Dữ liệu của bạn chỉ mang đi được tới mức phần mềm hiện tại cho phép. Trước khi đăng ký bất cứ thứ gì mới, hãy hỏi cho ra ba điều, có trả lời bằng văn bản:
- Những gì bạn tự xuất được. Đa số phần mềm có chỗ xuất danh sách khách trong mục khách hàng (clients hoặc customers). Có phần mềm chỉ có báo cáo, hoặc bắt bạn liên hệ bộ phận hỗ trợ để lấy danh sách đầy đủ.
- Những gì chỉ bộ phận hỗ trợ mới xuất được. Lịch hẹn sắp tới, lịch sử khách đến và thẻ lưu trong hồ sơ thường phải gửi yêu cầu cho công ty, không có nút bấm.
- Khi nào bạn hết quyền vào tài khoản. Đọc hợp đồng để biết phải báo trước bao lâu và tài khoản, dữ liệu của bạn ra sao sau khi hủy. Nếu bạn mất quyền vào ngay ngày hủy, mọi việc xuất dữ liệu phải làm xong trước ngày đó.
Hãy hỏi công ty cũ những câu này qua email, không qua điện thoại, để có câu trả lời lưu lại.
Cần xuất những gì: danh sách theo từng phần
Khách hàng
Tên, số điện thoại di động, email, ngày sinh, và những ghi chú thợ cần dùng: dị ứng, dáng và độ dài móng, màu ưa thích, chỗ nhạy cảm. Ghi chú thường nằm ở một ô riêng hoặc một báo cáo riêng, nên hãy mở file xuất ra để chắc là ghi chú có trong đó. Danh sách khách không có ghi chú vẫn dùng được, nhưng thợ sẽ thấy khác ngay từ ngày đầu.
Lịch sử khách đến
Các dịch vụ đã làm, ngày làm và thợ nào làm. Đây là thứ cho bạn biết ai là khách quen và ai đã mấy tháng không quay lại. Nếu phần mềm không xuất đầy đủ được, hãy xuất báo cáo doanh thu theo từng khách cho một hoặc hai năm gần nhất.
Lịch hẹn sắp tới
Mọi lịch hẹn từ ngày bạn chuyển trở đi. Đây là phần dễ phải gửi yêu cầu cho bộ phận hỗ trợ nhất. Nếu không lấy được dưới dạng file, hãy in hoặc chụp màn hình lịch của vài tuần tới và nhập các lịch hẹn đó bằng tay. Làm việc này sau cùng, càng sát ngày chuyển càng tốt, để không sót lịch hẹn nào được đặt trong thời gian chờ.
Gift card, gói dịch vụ và số dư trả trước
Danh sách mọi gift card chưa dùng hết, kèm mã và số dư, cộng với các gói dịch vụ trả trước hoặc membership. Đây là tiền khách đã trả cho bạn rồi. Giữ một bản in ở front desk trong vài tháng đầu, phòng khi thẻ quét không được.
Thẻ lưu trong hồ sơ khách
Số thẻ không thể xuất ra bảng tính, và cũng không nên. Thẻ chỉ có thể chuyển thẳng từ công ty xử lý thanh toán này sang công ty khác, và chỉ khi cả hai bên đồng ý. Ví dụ, Square chỉ chuyển thẻ lưu trong hồ sơ khi chủ tài khoản yêu cầu, chỉ chuyển sang công ty xử lý thanh toán đạt chuẩn PCI DSS Level 1, và cho biết một lần chuyển trung bình mất tới hai tuần (Square Support). Ở phía nhận, hướng dẫn chuyển dữ liệu của Stripe cho biết các công ty xử lý thanh toán có thể mất từ vài ngày đến vài tháng để làm file xuất, có nơi tính phí cho việc này, và mã bảo mật của thẻ (CVV) không chuyển được vì luật PCI DSS cấm lưu mã đó (Stripe Docs).
Hãy xem tiệm bạn dựa vào thẻ lưu sẵn nhiều tới đâu trước khi xin chuyển. Nếu không có dịch vụ chuyển hoặc không đáng để chờ, hãy nhờ khách thêm thẻ lại ở lần đến kế tiếp.
Menu dịch vụ
Dịch vụ, giá, thời gian làm và các dịch vụ thêm (add-on). Menu thường ngắn nên nhiều tiệm nhập lại bằng tay, và đây cũng là dịp tốt để sửa những thời gian làm xưa nay chưa bao giờ đúng với thực tế.
Thợ và cách trả lương
Tên thợ, mỗi thợ làm dịch vụ nào, tỉ lệ commission, và thứ tự turn nếu tiệm có dùng. Ghi lại phần mềm cũ tính commission ra sao (trước hay sau khi trừ tiền sản phẩm, có tính trên phần giảm giá hay không) để phần mềm mới trả đúng y như vậy. Lệch tiền lương là cách nhanh nhất để mất lòng tin của một thợ giỏi trong lúc chuyển đổi.
Báo cáo cho kế toán
Xuất báo cáo doanh thu, tiền tip, commission và lương cho mọi giai đoạn bạn có thể cần. IRS (Sở Thuế Liên bang Mỹ) thường yêu cầu doanh nghiệp giữ hồ sơ 3 năm, và hồ sơ thuế lương (employment tax) ít nhất 4 năm sau ngày thuế đến hạn hoặc đã đóng (IRS). Đừng trông vào chuyện sau này vẫn còn đăng nhập được phần mềm cũ.
Danh sách khách từ chối nhận tin
Nếu có khách đã yêu cầu không nhận tin nhắn hoặc email, danh sách đó phải đi theo bạn. Khách đã trả lời STOP với phần mềm cũ thì không được bắt đầu nhận tin nhắc hẹn từ phần mềm mới. Hãy hỏi riêng danh sách này (opt-out list) nếu nó không có trong file xuất danh sách khách.
Cách xuất danh sách khách từ các phần mềm thông dụng
Menu của phần mềm hay thay đổi, nên nếu các bước dưới đây không khớp với màn hình của bạn, hãy xem trang hướng dẫn của công ty đó.
- Square: vào Square Dashboard, chọn Customers, Customer directory, Directory, rồi Import / Export và Export customers. Chọn tất cả khách và tải file CSV về (Square Support).
- Fresha: chọn Clients ở menu chính, mở danh sách khách, rồi bấm Options ở góc trên bên phải và chọn Excel hoặc CSV. Nhân viên phải có quyền "Can download clients" (Fresha Help Center).
- Phần mềm khác: tìm chữ Export trong mục khách hàng (clients hoặc customers), rồi trong mục Reports. Nếu không có chỗ xuất, hãy email bộ phận hỗ trợ và xin một file CSV gồm tất cả khách, kèm thông tin liên lạc, ghi chú và lịch sử khách đến.
Có file rồi thì mở nó bằng phần mềm bảng tính trước khi gửi hay tải lên bất cứ đâu. Kiểm tra số điện thoại còn đủ số (bảng tính đôi khi làm mất ký tự đầu, hoặc biến số dài thành dạng số mũ), ghi chú có đầy đủ, và số dòng khớp với số khách mà phần mềm cũ báo. Sau đó cất file ở chỗ riêng tư: đó là toàn bộ danh sách khách của bạn.
Nếu file lộn xộn, hoặc phần mềm cũ chỉ cho bạn một file PDF, hãy hỏi công ty mới xem họ có nhập giùm bạn không. Tilavon làm việc này miễn phí; chi tiết ở cuối bài.
Số điện thoại và đường link đặt hẹn
Số điện thoại của tiệm. Nếu số chính của tiệm là của một công ty điện thoại, nó không đổi khi bạn đổi phần mềm. Nếu phần mềm cũ cấp cho bạn một số để nghe gọi hoặc nhắn tin, hãy hỏi cả hai công ty xem số đó chuyển qua được không và sẽ ngưng hoạt động bao lâu. Theo luật của FCC (Ủy ban Truyền thông Liên bang Mỹ), bạn thường được giữ số khi đổi nhà cung cấp trong cùng khu vực; FCC khuyên đừng hủy dịch vụ cũ cho tới khi chuyển số xong (hướng dẫn của FCC cho người tiêu dùng). Một số dùng để nhắn tin kinh doanh có thể cũng phải đăng ký nhắn tin lại với nhà cung cấp mới, nên hãy hỏi chuyện này trước khi chọn ngày chuyển.
Đường link đặt hẹn. Ghi lại mọi chỗ đang có link đặt hẹn cũ: Google Business Profile, phần giới thiệu trên Instagram và Facebook, website, card in sẵn và email xác nhận hẹn. Sửa từng chỗ vào ngày chuyển. Review trên Google thuộc về Google Business Profile của bạn, không thuộc về phần mềm, nên chúng vẫn nằm nguyên đó.
Đổi phần mềm tiệm nail mất bao lâu?
Cài đặt phần mềm là phần nhanh. Phần chậm là những việc phụ thuộc vào công ty cũ: một yêu cầu gửi bộ phận hỗ trợ để lấy lịch hẹn hay lịch sử, hoặc chuyển thẻ mất cả mấy tuần. Hãy tính ngược từ ngày hết hợp đồng:
- Ba đến bốn tuần trước: gửi yêu cầu xuất những gì cần bộ phận hỗ trợ làm, và bắt đầu chuyển thẻ nếu bạn muốn.
- Hai tuần trước: xuất danh sách khách, kiểm tra file, và đưa vào phần mềm mới. Cài dịch vụ, thợ và commission. Tập cho người đứng front desk trong một ngày thử.
- Tuần chuyển: chọn những ngày vắng nhất. Nhập lịch hẹn sắp tới, sửa link đặt hẹn, và giữ phần mềm cũ ở chế độ chỉ xem để còn tra cứu.
- Sau khi chuyển: giữ tài khoản cũ cho tới khi chắc chắn không thiếu gì và báo cáo đã lưu xong, rồi hủy bằng văn bản.
Báo cho khách biết những gì thay đổi, nói trực tiếp lúc tính tiền và gửi email: link đặt hẹn mới, kiểu xác nhận hẹn mới, và những việc khách cần làm, như thêm thẻ lại.
Bảng kiểm tra: đổi phần mềm tiệm nail
- Đã đọc hợp đồng: thời gian báo trước, ngày hủy, quyền vào dữ liệu sau khi hủy
- Đã email các câu hỏi về xuất dữ liệu cho công ty cũ
- Đã xuất, mở và kiểm tra danh sách khách (số điện thoại, ghi chú, số dòng)
- Đã xuất lịch sử khách đến hoặc báo cáo doanh thu theo khách
- Đã xuất và in số dư gift card và gói dịch vụ
- Đã xuất danh sách khách từ chối nhận tin nhắn và email
- Đã xin chuyển thẻ lưu trong hồ sơ, hoặc có kế hoạch xin khách thẻ lại
- Đã lưu báo cáo doanh thu, tip, commission và lương
- Đã cài và kiểm tra menu dịch vụ, thợ và luật commission
- Đã thống nhất với cả hai công ty về số điện thoại và số nhắn tin
- Đã nhập lịch hẹn sắp tới từ lịch cũ
- Đã sửa link đặt hẹn ở mọi chỗ có link
- Đã tập cho front desk; phần mềm cũ vẫn mở ở chế độ chỉ xem
- Đã hủy tài khoản cũ bằng văn bản sau khi xác nhận xong mọi thứ
Nếu bạn còn đang chọn phần mềm mới, hướng dẫn chọn phần mềm tiệm nail (tiếng Anh) của chúng tôi liệt kê những câu nên hỏi, kể cả chuyện sau này muốn bỏ đi có dễ không. Bảng so sánh chi phí phần mềm tiệm tính giá các lựa chọn chính theo số thợ của bạn, và các bài so sánh song song của chúng tôi nói về Vagaro, Square, Fresha, Booksy và các phần mềm khác, kể cả chỗ mỗi bên mạnh hơn.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao chuyển danh sách khách qua phần mềm tiệm nail mới?
Xuất danh sách khách từ phần mềm cũ thành file CSV hoặc Excel, mở ra kiểm tra số điện thoại và ghi chú còn đủ, rồi nhập vào phần mềm mới hoặc gửi cho nhóm cài đặt của họ. Hãy làm trước khi hủy, vì có phần mềm khóa quyền vào khi tài khoản đóng.
Đổi phần mềm tiệm nail mất bao lâu?
Cài đặt phần mềm mới có thể mất vài ngày. Lâu hơn là những việc công ty cũ phải làm cho bạn, như xuất lịch hẹn hay chuyển thẻ lưu trong hồ sơ. Square cho biết chuyển thẻ lưu trong hồ sơ trung bình mất tới hai tuần, nên hãy gửi các yêu cầu đó ba đến bốn tuần trước ngày chuyển.
Xuất hồ sơ khách từ phần mềm tiệm có mất phí không?
Tùy công ty và hợp đồng của bạn. Tự xuất danh sách khách thường không mất tiền, nhưng chuyển dữ liệu thẻ giữa các công ty xử lý thanh toán đôi khi có phí; hướng dẫn chuyển dữ liệu của Stripe ghi rằng có công ty tính phí cho việc này. Hãy hỏi bằng văn bản trước khi bắt đầu.
Đổi phần mềm có giữ được số điện thoại của tiệm không?
Số chính của tiệm với công ty điện thoại thì không bị ảnh hưởng. Số do phần mềm cũ cấp thường chuyển được, và luật FCC thường cho phép giữ số khi đổi nhà cung cấp trong cùng khu vực. Đừng hủy dịch vụ cũ cho tới khi chuyển số xong, và hỏi xem có phải đăng ký nhắn tin lại không.
Thẻ lưu trong hồ sơ khách có chuyển qua được không?
Chỉ chuyển thẳng giữa hai công ty xử lý thanh toán, theo yêu cầu của chủ tài khoản, và chỉ sang công ty đạt yêu cầu PCI DSS. Mã bảo mật của thẻ không bao giờ được chuyển. Nếu không chuyển được, hãy nhờ khách thêm thẻ lại ở lần đến kế tiếp.
Đổi phần mềm tiệm có mất review trên Google không?
Không. Review trên Google thuộc về Google Business Profile của bạn, không thuộc về phần mềm đặt hẹn. Hãy sửa link đặt hẹn trên profile để khách mới vào đúng phần mềm mới.
Tilavon giúp đổi phần mềm tiệm như thế nào
Nếu bạn chuyển qua Tilavon, chúng tôi làm phần dữ liệu trong bảng kiểm tra này cùng bạn hoặc làm giùm bạn.
- Chuyển dữ liệu miễn phí. Gửi cho chúng tôi bất cứ file xuất nào bạn có: file CSV hoặc Excel, file PDF, hay hình chụp sổ giấy. Một người trong nhóm chúng tôi sẽ nhập danh sách khách, menu dịch vụ, danh sách thợ và sản phẩm. Không có phí chuyển dữ liệu.
- Tự nhập file, có xem trước. Nếu bạn muốn tự làm, hãy tải lên file CSV khách hàng, dịch vụ hoặc sản phẩm, ghép các cột cho đúng, và xem trước trước khi lưu bất cứ thứ gì. Bạn có thể bỏ qua khách trùng theo email hoặc số điện thoại.
- Commission cài y như cách bạn đang trả. Đặt tỉ lệ riêng cho từng thợ, hoặc đặt một tỉ lệ mặc định của tiệm cho thợ mới, để kỳ lương đầu tiên khớp với phần mềm cũ.
- Một tiệm tập dượt để huấn luyện. Cho tới khi bạn bắt đầu dùng thật, tiệm sandbox giữ lại tin nhắn và email gửi khách, nên front desk có thể tập tính tiền mà không ai nhận tin nhắn nào.
- Không hợp đồng. Các gói trả theo tháng, không có phí cài đặt phần mềm.
Những gì chúng tôi không chuyển được: thẻ lưu trong hồ sơ, vì chỉ công ty xử lý thanh toán mới chuyển được, và số dư gift card, vì phần này không nằm trong việc nhập dữ liệu. Hãy giữ danh sách gift card đã in.
Bắt đầu với tiệm sandbox miễn phí, không cần thẻ, và đưa dữ liệu vào đó trước. Tháng đầu tiên miễn phí khi bạn bắt đầu dùng thật. Mở tiệm sandbox miễn phí, hoặc đọc cách chuyển qua Tilavon.